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/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / payus311 / newviews.doc < prev    next >
Text File  |  1991-03-27  |  12KB  |  211 lines
  1.                        ANTHISTLE SYSTEMS & PROGRAMMING LTD.
  2.                                 563 Patricia Drive,
  3.                                 Oakville, Ontario,
  4.                                   CANADA L6K 1M4
  5.  
  6.       Telephone 416-845-7959 (Area Code will change to 905 Oct.4th. 1993)
  7.  
  8.  
  9.               TRANSFER OF PAYROLL USA FIGURES TO NEWVIEWS ACCOUNTING. 
  10.               ------------------------------------------------------- 
  11.  
  12.             The instructions in  this file apply only to  PAYROLL USA users
  13.        who also  have the NewViews  Accounting System.  NewViews is  NOT an
  14.        Anthistle Systems product and it is NOT required for use of Payroll.
  15.        All enquires  relevent to NewViews  (but not Payroll USA)  should be
  16.        directed to: Q.W.Page Associates Inc., 1 St. Clair Avenue West, 8th.
  17.        Floor, TORONTO, Ontario, CANADA M4V 2Z5, Phone 416 923 4567.  Retail
  18.        price of NewViews is $695.00 (U.S.) / $895.00 (Cdn.)
  19.  
  20.        FIRST TIME ONLY
  21.        =============== 
  22.  
  23.             Backup your .NV  files (DOS COPY DATA*.NV A:  [or wherever]) so
  24.        you can  easily recover from a  mistake (it doesn't hurt  to do this
  25.        every time).
  26.  
  27.             From the  NewViews "HOME" Menu  create a new report  to contain
  28.        the figures to be imported from  Payroll USA.  Your screen will look
  29.        something like this:
  30.  
  31.             Home                                                    Jun 05,87
  32. |============================================================================|
  33. |                                                                            |
  34. |                                   NewViews                                 |
  35. |                                  Accounting                                |
  36. |                                                                            |
  37. |                            Today's Date  Jun 05,87                         |
  38. |                                                                            |
  39. |============================================================================|
  40. | Name     |S| Description                                                   |
  41. |----------+-+---------------------------------------------------------------|
  42. |OE        | |Odds & Ends                                                    |
  43. |PRN       | |Printers                                                       |
  44. |PRC       | |Procedures                                                     |
  45. |PAYUSA    | |Figures from PAYROLL USA Sys.                                  |
  46. |          | |                                                               |
  47. |          | |                                                               |
  48.  
  49.  
  50.             Take the cursor down to the  new line and press /DE to transfer
  51.        to the report.  Complete the Beg:,  End:, and Type: Fields.  The top
  52.        of your  screen will  look something  like this  (but pick  your own
  53.        dates):
  54.  
  55.  
  56.             Setup: Figures from PAYROLL USA Sys.                    Jun 05,87
  57. |=============================================================================
  58. |Figures from PAYROLL USA Sys.    |Beg:Sep 01,86  End:Aug 31,87      Type: A |
  59. |---------------------------------+------------------------------------------+
  60. |*                                |              |              |            |
  61. |                                 |              |              |            |
  62.  
  63.  
  64.                            NewViews.DOC Page 2 of 4
  65.  
  66.  
  67.             Take the cursor  down to the first entry line  (marked * on the
  68.        example) and press /BI to import the report layout from our supplied
  69.        file NVPCHART.POP This will take a while to do, and your screen will
  70.        look  a little  crazy  with lots  of activity,  so  be patient.   If
  71.        NewViews completes the import without  complaining then all is fine,
  72.        but if NewViews  stops part way through the import  and reports that
  73.        an Account which we are adding  already exists then some extra steps
  74.        are necessary.
  75.  
  76.             ONLY  If NewViews  reports an  existing account  error, do  the
  77.        following: 
  78.  
  79.          1. Return to DOS and restore the DATA*.NV files from the backup so
  80.             as to easily get rid of the partially imported new report 
  81.  
  82.          2. TYPE or  LIST the  supplied NVPCHART.POP NewViews  chart import
  83.             file and  see if any other  of the Account Names  in columns 54
  84.             through 63  of each  line look like  names you  have previously
  85.             used.
  86.  
  87.          3. Run our  supplied SETNVCHG.COM  program - instructions  will be
  88.             displayed.
  89.  
  90.          4. Run our  supplied CHANGENV.COM  program to  create NEWCHART.POP
  91.             from NVPCHART.POP.
  92.  
  93.          5. Run  NewViews, and  repeat the  earlier steps  to create  a new
  94.             empty  report  but this  time  import  NEWCHART.POP instead  of
  95.             NVPCHART.POP 
  96.  
  97.          6. In  the event  of any  further  Account name  problems you  may
  98.             repeat steps 1 through 5.
  99.  
  100.  
  101.             Position the cursor is on the last line titled "THE PAYROLL USA
  102.        SYSTEM"  (Account "TOTIMPORT")  and  press /DE  to  transfer to  the
  103.        account.  Your screen will now look something like this:
  104.  
  105.  
  106.                            NewViews.DOC Page 3 of 4
  107.  
  108.  
  109.             Ledger: THE PAYROLL USA SYSTEM                          Jun 05,87
  110. |============================================================================|
  111. | Name         TOTIMPORT                         | Reconcile                 |
  112. | Description  THE PAYROLL USA SYSTEM            | Date            000 00,00 |
  113. | Normal Bal   D                                 | Balance              0.00 |
  114. |------------------------------------------------+---------------------------|
  115. | Next Ref#        0                             | Closing Bal          0.00 |
  116. | # of Items       0                             | Opening Bal          0.00 |
  117. |=============================================================================
  118. |   Date  |  Ref# | Description                  |       Amount |    Balance |
  119. |---------+-------+------------------------------+--------------+------------+
  120. |*        |       |                              |              |            |
  121. |         |       |                              |              |            |
  122.  
  123.  
  124.             Position the  cursor on the first  entry line (marked *  in the
  125.        example)  and  press   /BI  to  import  the   Payroll  Journal  File
  126.        NVPAYMNT.POP  .  This  file  is  not supplied,  but  is  created  by
  127.        PAYUSPRT.EXE from  your Data  IF you  select the  NewViews Translate
  128.        Option AFTER running the Pay Cycle.   The first time you create this
  129.        file you MAY wish to select PAYUSYTD.DTA  as the input, so as to get
  130.        the  YTD figures.   Alternatively,  and for  ALL  later pay  cycles,
  131.        select  the PAYUSCUR.DTA  file  (current figures)  as  input to  the
  132.        PAYUSPRT.EXE NewViews translate option.
  133.  
  134.             Note  that  if you  had  existing  Account Name  problems  when
  135.        setting up the chart and had  to use SETNVCHG.COM then you will need
  136.        to run CHANGENV.COM to create  NEWNVPAY.POP from NVPAYMNT.POP - then
  137.        import NEWNVPAY.POP instead of NVPAYMNT.POP.
  138.  
  139.        UPDATES EACH PAY
  140.        ================
  141.  
  142.             The initial NewViews setup described  above only has to be done
  143.        once to establish  the accounts.  The next time, after  you do a Pay
  144.        Cycle, select  the PAYUSPRT.EXE NewViews Translate  Option.  Be sure
  145.        the  input file  is the  PAYUSCUR.DTA file  (current figures),  then
  146.        create a new NVPAYMNT.POP file.
  147.  
  148.             Run  NewViews  and  go  directly  to  the  screen  for  account
  149.        "TOTIMPORT"  which  will  have  the  previous  pay  figures  in  it,
  150.        something like this:
  151.  
  152.  
  153.                            NewViews.DOC Page 4 of 4
  154.  
  155.  
  156.             Ledger: THE PAYROLL USA SYSTEM                          Jun 05,87
  157. |======================================================================